എ എഫ് എസ് റിപ്പോർട്ട്
ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളുടെ ഒരു സാമ്പത്തിക വർഷത്തെ വരവ്-ചെലവ് കണക്കുകളുടെ അവസാന റിപ്പോർട്ടാണ് AFS (Annual Financial Statement) അഥവാ വാർഷിക ധനകാര്യ പത്രിക. ബജറ്റ് എന്നത് വരാനിരിക്കുന്ന വർഷത്തെ ഒരു ഏകദേശ കണക്കാണെങ്കിൽ, AFS എന്നത് കഴിഞ്ഞുപോയ വർഷത്തെ യഥാർത്ഥ കണക്കുകളാണ്.
എന്താണ് AFS റിപ്പോർട്ട്?
പഞ്ചായത്തുകളിൽ ഡബിൾ എൻട്രി അക്കൗണ്ടിംഗ് രീതി (Accrual Based Double Entry Accounting) നിലവിൽ വന്നതോടെയാണ് AFS നിർബന്ധമായത്. ഓരോ സാമ്പത്തിക വർഷവും അവസാനിക്കുമ്പോൾ (മാർച്ച് 31), ആ വർഷത്തെ മുഴുവൻ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും ക്രോഡീകരിച്ച് തയ്യാറാക്കുന്ന റിപ്പോർട്ടാണിത്.
AFS-ൽ ഉൾപ്പെടുന്ന പ്രധാന ഭാഗങ്ങൾ
Balance Sheet (ആസ്തി-ബാധ്യത പത്രിക): പഞ്ചായത്തിന്റെ കൈവശമുള്ള ആസ്തികളും (കെട്ടിടങ്ങൾ, ഭൂമി, ബാങ്ക് ബാലൻസ്) ബാധ്യതകളും (കടങ്ങൾ, നിക്ഷേപങ്ങൾ) ഇതിൽ കാണിക്കുന്നു.
Income and Expenditure Account (വരവ് ചെലവ് കണക്ക്): നികുതികൾ, ഗ്രാൻ്റുകൾ എന്നിവയിലൂടെ ലഭിച്ച വരുമാനവും ശമ്പളം, അറ്റകുറ്റപ്പണികൾ, വികസന പദ്ധതികൾ എന്നിവയ്ക്കായി നടത്തിയ ചെലവും ഇതിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
Receipts and Payments Account: ഒരു വർഷം പഞ്ചായത്തിന്റെ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ടുകളിലേക്കും കാഷ് ബുക്കിലേക്കും വന്ന തുകയും അവിടെ നിന്ന് പോയ തുകയും ഇതിൽ വ്യക്തമാക്കുന്നു.
Schedules (അനുബന്ധ പട്ടികകൾ): പ്രധാന കണക്കുകളുടെ കൂടുതൽ വ്യക്തമായ വിവരങ്ങൾ (ഉദാഹരണത്തിന്: ഓരോ തരം നികുതികളും എത്ര ലഭിച്ചു എന്നത്) ഷെഡ്യൂളുകളായി നൽകുന്നു.
AFS തയ്യാറാക്കുന്ന രീതി
കാലപരിധി: ഏപ്രിൽ 1 മുതൽ മാർച്ച് 31 വരെയുള്ള കണക്കുകൾ.
സമയപരിധി: സാധാരണയായി സാമ്പത്തിക വർഷം കഴിഞ്ഞ് 2 മാസത്തിനുള്ളിൽ (മെയ് 15-നകം) ഭരണസമിതി AFS അംഗീകരിക്കണം.
സങ്കേതം: കേരളത്തിലെ പഞ്ചായത്തുകളിൽ 'സാംഖ്യ' (Sankhya) എന്ന സോഫ്റ്റ്വെയർ ഉപയോഗിച്ചാണ് AFS തയ്യാറാക്കുന്നത്.
ഓഡിറ്റിംഗ്: തയ്യാറാക്കിയ AFS സ്റ്റേറ്റ് ഓഡിറ്റ് വകുപ്പിന് (Local Fund Audit) സമർപ്പിക്കുകയും അവർ അത് പരിശോധിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
എന്തിനാണ് AFS ഉപയോഗിക്കുന്നത്?
സുതാര്യത: പഞ്ചായത്തിന്റെ പണം എങ്ങനെയൊക്കെ ചെലവഴിച്ചു എന്ന് ജനങ്ങൾക്ക് അറിയാൻ സാധിക്കുന്നു.
ഗ്രാൻ്റുകൾ ലഭിക്കാൻ: കേന്ദ്ര-സംസ്ഥാന സർക്കാരുകളിൽ നിന്നുള്ള പല ഫണ്ടുകളും കൃത്യസമയത്ത് AFS സമർപ്പിക്കുന്ന പഞ്ചായത്തുകൾക്ക് മാത്രമേ ലഭിക്കാറുള്ളൂ.
ആസ്തികളുടെ വിവരം: പഞ്ചായത്തിന്റെ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള ആസ്തികൾ കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്താൻ സഹായിക്കുന്നു.
📍 റിപ്പോർട്ട് പരിശോധിക്കാൻ: കേരളത്തിലെ ഏത് പഞ്ചായത്തിന്റെയും AFS റിപ്പോർട്ടുകൾ LSG Kerala Accounting എന്ന വെബ്സൈറ്റിൽ പൊതുജനങ്ങൾക്ക് ലഭ്യമാണ്.
നിങ്ങൾക്ക് ഏതെങ്കിലും പ്രത്യേക പഞ്ചായത്തിന്റെ AFS റിപ്പോർട്ട് കണ്ടെത്താൻ സഹായം വേണോ? അതോ ഇതിലെ അക്കൗണ്ടിംഗ് കോഡുകളെ കുറിച്ച് കൂടുതൽ അറിയണോ? സംശയങ്ങൾ ചോദിക്കാവുന്നതാണ്.